Verkkokokouskyselyn tuloksia

Käynnistimme kyselyn keväällä verkkokokouksiin liittyen saadaksemme selville millaista palveluita  ihmiset, yritykset ja yhteisöt tarvisivat verkkokkouksiin liittyen. Päätimme tehdä kaksi palvelua, joita voi elokuusta lähtien meiltä tilata, Verkkokokoukset käyttöön paketti  ja  verkkotapahtuman järjestäminen

Kyselyyn tuli vastauksia vajaat 24 kappaletta. Vastauksien kategoriat olivat valittu niin, että alussa pystyi valitsemaan onko etäkokousten suhteen aloittelija, peruskäyttäjä vaiko konkari.

Suurin osa vastanneista kuului ns. peruskäyttäjien kategoriaan ja hiukan pienemmät osuudet olivat konkareita tai aloittelevia käyttäjiä, joista jokainen vastasi, ettei ole ollut koskaan etäkokouksessa, syynä oli ettei ollut tarvetta kokeilla tai osaamista puuttui.

Kaikissa kategorioissa ääneen liittyvät ongelmat tulivat mainituksi, ääni häviää tai pätkii. Suosituin alusta oli perus- ja konkarikäyttäjillä Microsoft teams, joka tuntuu olevan hyvin suosittu nykyään työkäytössä. 

Muita mainittuja alustoja olivat Skype, Messenger ja Whatsapp videopuhelut, Zoom, Google meet ja  Hangouts, tavalliset ryhmäpuhelut, Adobe connect ja Discord.

Tyypillisin osallistujamäärä on ollut 4-10 henkeä ja seuraavaksi eniten 11-30 henkeä. Alle 4 hengen kokousten pieni osuus ehkä vähän yllätti. 

Hyvän puheenjohtajan roolia korostettiin monissa vastauksissa. Hyvä verkkokokous on selkeästi jäsennelty ja huomioi osallistujat. Materiaaleja tai käsiteltäviä palveluita kannattaa myös näyttää ruudunjaon kautta. Kaikkien osallistujien huomioiminen ja puheenvuoron saaminen on tärkeää.

Johtopäätökset

Koronakriisi toi monet uudemmat verkkokousalustat laajempaan tietoisuuteen ja moni pääsi tutustumaan ensi kertaa aivan uusiin alustoihin.

Teams tuntuu olevan työkäytössä erittäin suosittu. Vahvuutena on mm. yhdistyminen Microsoft 365 pakettiin. Teams on toisaalta saanut myös kritiikkiä sekavuudesta. Räjähdysmäisesti kasvanut Zoom on monen suosikki myös ja Zoomin vahvuutena ovat monipuoliset ominaisuudet, jotka saa kytkettyä halutessaan käyttöön, esimerkiksi puheen voi reaaliaikaisesti  tekstittää kuuroja varten samaan tapaan kuin TV-sarjojen tekstin. Zoomia kritisoitiin talvella tietoturvaongelmista, mutta yhtiö on korjannut puutteita sittemmin. Google meetin vahvuus on puolestaan yksinkertaisuus, turhat kilkkeet on riisuttu pois. Kokeilimme ja testasimme mm. kaikkia yllämainittuja eri tilanteissa.  Päätimme käyttää erityisesti Google meettiä, joka oli yksinkertaisuudessaan hyvin toimiva. 

Yllättävää kyselyssä oli se, että videonkuvan käytön roolia ei erityisen paljon korostettu. Monen kokemus etätöistä on, että liikkuvan kuvan näkeminen toisista ja varsinkin esittäjästä on  tärkeää, mutta lähinnä alussa. Pitemmän päälle kuvan seuraaminen on kuitenkin raskasta. Tämä voi johtua siitä, että ihminen tarkkailee luontaisesti eleiden ja ilmeiden merkitystä, mutta videon viiveiden ja häiriöiden takia eleet eivät ole synkassa tai todellisia reaktioita. Verkkokouksessa elekieli on taustalla ja asia välittyy ennenkaikkea puheen kautta.  Puheenvuoroja on tärkeä antaa ja toisaalta puhujalle on tärkeää saada erilaisia viestejä puheen kautta, että häntä kuullaan ja ymmärretään. 

Mikko Manninen

Esiselvityshanke on saanut tukea Business Finlandilta.