Facebook Workplace – uusi mielenkiintoinen työkalu yrityskäyttöön

Facebook lanseerasi muutama kuukausi sitten yleiseen käyttöön Facebook Workplacen. Aiemmin sivusto kulki nimellä Facebook at Work ja sitä sai testata suljetussa ympäristössä harvat ja valitut.

Nuotio Digitalin Mikko haki mukaan ohjelmaan jo varhaisessa vaiheessa, ja lopulta meidät hyväksyttiinkin käyttämään uutta työkalua. Mikko kävi meidän yrityksestä Facebookin vaatiman (Workplacea ei pääse käyttämään ennen kuin tuon videoluennon on kuunnellut) 45 minuutin etäkoulutuksen, minä hyppäsin suoraan kelkkaan.
Mitä ajatuksia ensimmäisten viikkojen kokemuksen perusteella tuosta uudesta työympäristöstä on jäänyt mieleen?

Helppo ottaa käyttöön – kaikille tuttu käyttöliittymä

Kun yritys on hyväksytty mukaan Workplaceen, jokainen jolla on yrityksen sähköpostiosoite, voi luoda sinne tunnukset – sen kummemin kyselemättä tai selittelemättä. Workplace ei myöskään ole Facebookiin vielä kytköksissä suoraan, mutta taustalla on luonnollisesti integraatioiden mahdollisuus ja APIt eli rajapinnat Workplacen ja Facebookin avautuvat varmasti Facebookin asettamien suunnitelmien mukaisesti.

Usein yrityksessä on suurin ongelma saada käyttäjät mukaan ”jälleen uuden työkalun” käyttöönottoon. Tässä tapauksessa käytöliittymää ei tarvitse enää myydä. Etenkin kun sovelluksen asentaa puhelimeen, tuttuuden tunne on vahva ja Workplacea on intuitiivinen käyttää. Workplacessa ei myöskään – ainakaan vielä, ole mainoksia.

Yrityksillä mahdollisuus kehittää sisäistä kommunikaatiotaan…

Workplacen selkein käyttötapa on erilaisten projektiryhmien hallinnointi. Kuten Facebookin suljetut ja salaiset ryhmät, Workplacessa ryhmät voivat olla projektiryhmiä, joissa voi tehdä jo Facebookissa ennestään tuttuja toimintoja – jakaa asiakirjoja, keskustella, tehdä kyselyitä, lähettää livestriimiä jne…). Isoissa organisaatioissa moni voi olla useissa eri tason ja eri kokoisissa ryhmissä erilaisilla oikeuksilla.

Meillä oli jo ennestään sisäisessä kommunikointikäytössä suljettu Facebook-ryhmä. Nyt olikin sitten luonnollista siirtyä käyttämään Workplacea. Asensimme sekä Workplacen sovelluksen että Workplacen Chat -sovelluksen kännyköihimme, jolloin pysymme viesteistä kartalla myös kännykkään tulevia ilmoituksia seuraamalla.

…ja parantaa organisaatioiden välistä kommunikaatiota

Workplacessa on mahdollista muodostaa yritysten välille ”multicorporation group” -nimellä kulkevia usean yrityksen ryhmiä. Esimerkiksi voimme rakentaa oman asiakkaamme kanssa yhteisen työtilan, jossa jaamme tietoa, kummallakin yrityksellä on näkyvyys vain siihen työtilaan.

Tämä antaa mahdollisuuden uudenlaiseen, tai ainakin laajempaan organisaatioiden väliseen, keskusteluun kuin aiemmin. Kuka tietää, milloin ensimmäinen yhteinen innovaatio syntyy usean yrityksen keskinäisessä aivoriihiryhmässä.

Uusia käyttömahdollisuuksia – moni mahdollisuus vielä auki

Workplace on kehitetty pääasiassa parantamaan yrityksen sisäistä kommunikaatiota. Mutta käyttötapauksia tulee heti monia muita mieleen. Me myös koulutuksia järjestävänä yrityksenä voisimme helposti rakentaa suljettuja, väliaikaisia projekteja, joihin myöntäisimme tiettyn ajan (vaikka viikon) kestävän käyttöoikeuden. Tässä suljetussa projektissa voisimme järjestää etäkoulutuksia helpolla ja tutulla välineellä.

Miten sitten esimerkiksi Outokummun tai Nokian kaltaiset yritykset voisivat parhaiten Workplacea hyödyntää? Käyttöönotto on suurten yritysten kannalta kriittistä. Kaikki eivät voi nähdä kaikkea ja admin-oikeudet tulee olla vain harvoilla ja valituilla. Ongelmia muodostuu varmasti, jos siellä jaetaan tietoa, joka ei sinne kuulu. Vaikka Workplace on luonnollisesti SSL suojattu (https), se ei tietenkään ole salattavan tai arkaluontoisen tiedon jakamiseen oikea paikka.

Kriittikkiä ja kehitysehdotuksia

Maailmalla Workplacea on kritisoitu siitä, että se ei ole keksinyt mitään uutta. Yammerin ja Slackin tapaiset välineet ovat yrittäneet samaa ja mitään ihmeellistä Workplace ei ole tähän tuonut. Toisaalta Facebookilla on jo kriittinen massa, jos se saa ohjattua murto-osankaan siitä käyttämään Workplacea, se on jo voittaja.

Workplace on myös maksullinen; 3 dollaria/käyttäjä (alle 1000 käyttäjää), 2 dollaria / käyttäjä (1000-10000 käyttäjää) ja 1 dollari siitä eteenpäin per käyttäjä. Workplace on ”voittoa tavoittelemattomille organisaatioille” ilmainen.

Meidän yrityksen käytössä Workplace on ensituntumaltaan oiva työväline sekä keskinäiseen kommunikaatioon että asiakkaiden kanssa keskusteluun ”usean yrityksen ryhmissä”. Pienistä puutteista huolimatta odotamme mielenkiinnolla, mitä uusia käyttötapauksia ja -mahdollisuuksia Workplace tulee tarjoamaan.